Отдел  исполняет  цементирующую функцию в институте, осуществляет информационное обеспечение всех структурных подразделений. Главными задачами, возложенными на отдел, являются: организация делопроизводства в институте, обеспечение функционирования в структурных подразделениях единой системы делопроизводства и установление единого порядка работы с документами.

Вся корреспонденция, поступающая в институт, принимается и регистрируется сотрудниками отдела, осуществляется контроль по срокам исполнения документов, требующих ответа, осуществляется регистрация и хранение приказов и распоряжений  ректора, их тиражирование.

Отдел делопроизводства составляет номенклатуру дел института, проводит экспертизу ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установление сроков хранения, обеспечивает хранение архивных документов и выдачу необходимых сведений по архивным делам.

Шагая в ногу со временем, в отделе делопроизводства введен электронный документооборот, позволяющий оперативно, четко и эффективно работать с документами.

 В  2012 году отдел делопроизводства расширил сферу деятельности и начал работу по архивированию кинофотофонодокументов. 

По поручению ректора института отдел осуществляет работу  по оформлению наградных дел, -  это государственные награды различного статута, ведомственные награды,  Грамоты Губернатора Санкт-Петербурга. Стало традицией чествовать юбиляров института. Исполняя поручения ректора, отдел занимается подготовкой Грамот ректора и участвует в церемонии чествования юбиляров.

В своей деятельности отдел делопроизводства руководствуется:

• Уставом СПбГУКиТ;
• Положением об отделе делопроизводства;
• федеральными законами, указами и распоряжениями президента РФ, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ;
• ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
• ГОСТом Р 7.0.97-2025 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов (утв. Приказом Росстандарта от 26 июня 2025 г. N 622-ст (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2025);
• Приказом Росархива от 31.07.2023 №77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях»;
• Приказом Минобрнауки России от 29.11.2023 №1111 «О Перечне документов, образующихся в процессе деятельности Министерства науки и высшего образования Российской Федерации и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения»;

Документы

Профессионализм и ответственность отличают каждого сотрудника отдела делопроизводства. В своей работе мы стремимся оперативно и качественно выполнять задачи и   возникающие рабочие вопросы. В любой момент сотрудники отдела готовы дать необходимую консультацию всем и каждому.